Les employés qui se voient confier par leur employeur un véhicule de fonction peuvent, selon l’usage consenti, également l’utiliser en tout ou partie à titre privé. Lorsque l’usage accordé implique que l’employé en retire un avantage pécuniaire, une part privée doit alors être calculée pour le véhicule.
Définition
Le terme « véhicule de fonction » (ou « véhicule d’entreprise ») désigne le véhicule automobile de l’employeur que ce dernier met à la disposition de son employé pour s’en servir dans le cadre de l’exécution de son travail.
L’utilisation privée d’un véhicule de fonction accordée à titre gratuit ou à des conditions avantageuses constitue cependant un salaire en nature imposable au titre du revenu. Le salaire en nature doit être indiqué sur le certificat de salaire pour pouvoir être déclaré en conséquence aux impôts par l’employé, on parle alors de « part privée du véhicule d’entreprise ».
Les conditions d’utilisation du véhicule de fonction par l’employé et la manière de traiter en conséquence la part privée qui est susceptible d’en découler varient en fonction de la teneur de l’accord conclu entre l’employeur et l’employé via le contrat de travail ou un éventuel règlement d’entreprise.
En pratique, les parties au contrat peuvent opter pour différentes variantes :
a) L’employé utilise son propre véhicule (véhicule privé) pour effectuer ses déplacements professionnels, ce d’entente avec son employeur et à sa demande expresse.
b) L’employé se voit confier un véhicule d’entreprise dont l’usage est toutefois strictement limité à ses déplacements professionnels. Il prend le véhicule le matin sur son lieu de travail et le ramène en fin de journée. Le véhicule stationne au lieu de travail car l’employé n’est pas autorisé à effectuer les trajets entre son domicile et son lieu de travail avec celui-ci.
c) L’employé ne peut pas utiliser le véhicule d’entreprise pour des déplacements privés, mais peut l’utiliser pour se rendre à son travail et en revenir.
d) L’employé est autorisé à utiliser la voiture d’entreprise tant à des fins professionnelles que privées et n’est pas tenu de payer pour ce faire de frais ou que peu de frais (ex : uniquement les frais d’essence à acquitter pour les longs trajets ou ses vacances/weekends).
Prise en charge des frais par l’employeur et convention d’usage
a) L’employé utilise son propre véhicule pour effectuer ses déplacements professionnels, ce d’entente avec son employeur.
Lorsque l’employé utilise, d’entente avec son employeur, son véhicule privé pour l’exécution de son travail, il a droit au remboursement des frais d’utilisation du véhicule y afférents. L’employeur doit ainsi prendre à sa charge les frais courants d’usage que sont l’essence, l’huile, les services et réparations, mas encore le remplacement des pneus et le nettoyage par exemple. Si le travailleur fait à côté un usage privé du véhicule, une répartition des frais est possible entre les deux parties, proportionnellement à la part correspondante à l’usage professionnel et privé.
💡 Il est ici uniquement question d’un défraiement, l’employé ne retire aucun avantage en nature, soit aucun salaire supplémentaire, d’une telle façon de faire. La part privée pour le véhicule n’entre ici pas en ligne de compte et rien ne doit être mentionné dans le certificat de salaire.
b) L’employé se voit confier un véhicule d’entreprise dont l’usage est toutefois strictement limité à ses déplacements professionnels.
Il prend le véhicule le matin sur son lieu de travail et le ramène en fin de journée. Le véhicule stationne au lieu de travail car l’employé n’est pas autorisé à effectuer les trajets entre son domicile et son lieu de travail avec celui-ci.
Dans pareille configuration, les frais d’utilisation du véhicule à moteur sont propres à l’exécution du travail et sont, ici aussi, à la charge exclusive de l’employeur, lequel assume notamment les coûts de l’essence, l’huile, les services et réparations et remplacement des pneus, fais de nettoyage, etc.
💡 L’utilisation du véhicule est ici uniquement professionnelle, il n’est pas ici question de part privée pour le véhicule: Rien ne doit être mentionné dans le certificat de salaire de l’intéressé!
c) L’employé ne peut pas utiliser le véhicule d’entreprise pour des déplacements privés, mais peut l’utiliser pour se rendre à son travail et en revenir.
L’avantage découlant du fait que l’employé puisse ici effectuer les trajets entre son domicile et son lieu de travail au moyen du véhicule d’entreprise constitue un salaire en nature.
Il est ici bel et bien question d’une part privée pour l’utilisation du véhicule, soit d’un avantage appréciable en argent ! Il faudra veiller à l’inclure au revenu déterminant à déclarer aux impôts sous le chiffre 2.2 du certificat de salaire. Se référer pour la mise en œuvre au développement complet figurant ci-après sous chiffre 4).
d) L’employé est autorisé à utiliser la voiture d’entreprise tant à des fins professionnelles que privées et n’est pas tenu de payer pour ce faire de frais ou que peu de frais (ex : doit uniquement acquitter les frais d’essence pour les longs trajets ou ses vacances/weekends).
Le fait que l’employé puisse effectuer ses trajets domicile-travail et ses trajets privés avec le véhicule d’entreprise constitue ici aussi du salaire en nature.
Comment valoriser la part privée du véhicule sur le plan fiscal?
La valorisation de la part privée peut se faire de deux façons, selon la méthode effective ou forfaitaire.
Méthode effective: Le livre de bord
La méthode effective repose sur la consignation de données réelles permettant de déterminer la part privée. Bien que plus précise, cette méthode est toutefois fort contraignante en terme de suivi car il est question de tenir un registre/livre de bord dans lequel seront consignés tous les déplacements effectués avec le véhicule, ce tant à titre privé que professionnel (date, destination, conducteur, motifs du déplacement) pour pouvoir justifier les déplacements effectifs.
Le kilométrage obtenu pour les déplacements privés doit ensuite être multiplié par 70cts/km pour obtenir le montant de la part privée, montant à rajouter au chiffre 2.2 du certificat de salaire.
💡 Si l’on utilise cette méthode, on veillera alors à ne pas mettre de coche dans la case F «Transport gratuit entre le domicile et le lieu de travail » dudit certificat[1].
Exemple: 5000 km annuels à titre privé 5000×0.7 = CHF 3’500.00 à rajouter sous chiffre 2.2
NB: Pour les véhicules d’entreprise comme les camionnettes ou utilitaires, il est possible de renoncer à tenir un carnet de bord si l’utilisation à des fins privées n’est pas possible en raison de dispositifs installés sur le véhicule (ex : camionnette équipée pour le chantier avec des étagères, etc, dont l’usage à titre privé est en conséquence impossible). Aucun salaire n’est alors mentionné sous chiffre 2.2 du certificat, mais la case F du certificat « transport gratuit entre le domicile et le lieu de travail » doit être cochée.
Méthode forfaitaire
Cette méthode présente l’avantage d’être simple et évite la tenue laborieuse de registres.
💡 Il s’agit de déclarer sous chiffre 2.2 du certificat de salaire un montant forfaitaire équivalent à 0.9% par mois (ou 10.8% par an) du prix d’achat du véhicule d’entreprise, équipements spéciaux compris (hors TVA), mais au minimum CHF 150.- /mois si le prix d’achat est inférieur à CHF 16’667.-.
Pour les véhicules dit de luxe, soit ceux dont le prix d’achat dépasse CHF 100’000 hors TVA, des dispositions particulières s’appliquent. Pour les véhicules en leasing, la part privée se calcule sur la base du prix d’achat au comptant hors TVA tel qu’il figure dans le contrat de leasing.
La part privée doit être déclarée comme un salaire sous chiffre 2.2 du certificat de salaire. Elle compense l’utilisation privée de la voiture d’entreprise, y compris le trajet domicile-travail. L’employeur est en outre tenu de cocher la case F « transport gratuit du domicile au lieu de travail » et aucun frais de déplacement ne pourra être déduit.
Exemple: Véhicule acheté 27’500 francs options comprises, hors TVA. Montant à déclarer pour l’année : (0.9% x 12 mois) x CHF 27’500.- = CHF 2’970.- annuels, soit CHF 247.50 mensuels. Véhicule dont le prix d’achat est de CHF 15’000, hors TVA. Le 0.9% conduit à un montant inférieur à CHF 150 et il convient de mentionner CHF 150 mensuels min/CHF 1’800 CHF annuels dans le certificat de salaire.
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[1] Guide d’établissement du certificat de salaire et de l’attestation de rente, Formulaire 11, valable dès le 01.01.2025, CM 21-25, pp. 10-11, estv.admin.ch Guide d’établissement du certificat de salaire et de l’attestation de rentes, valable à partir du 01.01.2025
